Site ve apartman yönetimi: kat malikleri kurulu nasıl toplanır, oy hakkı, karara itiraz ve iptal, yöneticinin sorumluluğu, profesyonel yönetim şirketi

Apartman ve sitelerde karar organı kat malikleri kuruludur (KMK m.29). Olağan toplantı yılda en az bir kez, yönetim planında yazan ayda (yoksa Ocak'ta) yapılır; olağanüstü toplantı yönetici, denetçi veya kat maliklerinin üçte birinin istemi üzerine yapılır. Çağrı, toplantıdan en az 15 gün önce, gündem ve varsa ikinci toplantı tarihi yazılarak, imza karşılığı, taahhütlü mektup veya e-posta/KEP (yönetim planı izin veriyorsa) ile tüm maliklere gönderilir; usulsüz çağrıyla alınan karar iptal edilebilir. Gündem dışı konu ancak toplantıda oybirliğiyle görüşülebilir.

Yeter sayılar

İlk toplantıda, kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğu (çifte çoğunluk) ile toplanılır ve katılanların çoğunluğuyla karar alınır (m.30). Çoğunluk yoksa en geç 15 gün sonra yapılan ikinci toplantıda katılanların çoğunluğuyla karar verilir (yeter sayı aranmaz, ancak çağrıda ikinci toplantı tarihi yazmalıdır). Özel çoğunluklar: yönetici ve denetçi seçimi çifte çoğunluk (m.34); faydalı yenilikler (asansör ekleme, havuz, kamera, ısı yalıtımı) sayı ve arsa payı 4/5'i (m.42; engelli erişimi için tek malik talebi yeterlidir); ortak yere ilave inşaat, anayapının değiştirilmesi, yönetim planı değişikliği 4/5 (m.28); ortak yerlerin özgülenmesi (bir bölümü bir malike tahsis), bağımsız bölümün eklenmesi ve oybirliği gerektiren işler (m.44–45). Engellilerin erişimi ve zorunlu onarımlar (çatı, tesisat) için özel çoğunluk aranmaz; yönetici gerekli onarımı kurul kararı beklemeden yaptırıp masrafı toplayabilir (m.35).

Oy hakkı ve vekâlet

Her kat maliki, arsa payı ne olursa olsun bir oya sahiptir; birden fazla bağımsız bölümü olan malik her bölüm için ayrı oy kullanır ancak toplam oyların üçte birinden fazlasını kullanamaz (m.31). Kiracı oy kullanamaz (malikin yazılı vekâletiyle kullanabilir). Vekil, kendi oyu dahil en fazla toplam oyların %5'i kadar oy kullanabilir; 40'tan az bağımsız bölümlü yapılarda vekil en fazla 2 kişiyi temsil eder. Vekâletname noter şartı taşımaz, yazılı olması yeterlidir (yönetim planı aksini öngörebilir). Kararlar noter onaylı karar defterine yazılır ve katılanlarca imzalanır; imzasız veya defter dışı karar ispat gücünü kaybeder.

Karara itiraz ve iptal

Kurul kararlarına karşı, toplantıya katılıp aleyhte oy veren malik karar tarihinden, katılmayan malik ise öğrenme tarihinden itibaren 1 ay ve her halde karardan itibaren 6 ay içinde, ana gayrimenkulün bulunduğu yer sulh hukuk mahkemesinde iptal davası açabilir (m.33). Kanuna, yönetim planına veya dürüstlük kuralına aykırılık, usulsüz çağrı, yeter sayı eksikliği, gündem dışı karar, iptal sebepleridir. Oybirliği gerektiren bir işin çoğunlukla alınmış olması ise mutlak butlan; süre sınırı olmadan ileri sürülür. Dava karara uymayı durdurmaz; ihtiyati tedbir istenmelidir (özellikle büyük harcama kararlarında).

Yönetici: görevleri, hesap ve azil

Yönetici; kurul kararlarını uygular, giderleri toplar, işletme projesini hazırlar, aidat borçlularını takip eder, ortak yerlerin bakımını sağlar, sigorta yaptırır, defterleri tutar (m.35). Her yıl Ocak'ta (yönetim planında yazan ayda) hesap raporu verir; kat malikleri kurulu denetçi seçebilir, denetçi 3 ayda bir denetler (m.41). Yönetici, kat maliklerine karşı vekil gibi sorumludur (m.38); zarar verirse tazmin eder. Görevi kötüye kullanan yönetici, kurul çifte çoğunluğuyla azledilebilir; toplantı çağrılmıyorsa 1/3 imzalı çağrı; sonuç alınamazsa sulh hukuk mahkemesinden yöneticinin değiştirilmesi istenir (m.34/son). Mahkemece atanan yönetici 6 ay geçmeden kurulca değiştirilemez.

Toplu yapılar (site) ve profesyonel yönetim

Birden çok bloklu sitelerde blok kat malikleri kurulu (blok işleri), parsel/toplu yapı kat malikleri kurulu ve gerekirse temsilciler kurulu vardır (m.69); hangi giderin blok, hangisinin site gideri olduğu yönetim planında belirlenir. Sitelerde yönetim planı değişikliği 4/5 ile yapılır ve tüm maliklerce bağlayıcıdır. Profesyonel yönetim şirketi, kurulun seçtiği yöneticidir veya yöneticinin sözleşmeyle görevlendirdiği hizmet sağlayıcıdır; sözleşme kurul onayıyla yapılmalı, ücret, süre, fesih ve sorumluluk (sigorta) maddeleri yazılmalı; şirket kurulun yerine karar alamaz. Aidatların şirket adına değil, site adına açılan hesaba yatırılması ve hesap yetkisinin denetlenmesi zimmet riskine karşı önemlidir.